1.1. Quy trình tóm tắt
– Mục đích: Tiếp nhận quản lý BHXH cho đơn vị mới đăng ký tham gia BHXH lần đầu hoặc đơn vị chuyển từ nơi khác đến.
– Phương thức thực hiện: dùng phần mềm kê khai BHXH điện tử VNPT BHXH để lập hồ sơ và nộp hồ sơ BHXH qua mạng Internet tới cơ quan BHXH quản lý thông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam (trường hợp chưa đăng ký phần mềm BHXH có thể liên hệ tới số 0916 488 589 hoặc truy cập website: https://kekhaibaohiem.com để đăng ký phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử BHXH VNPT)
– Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
– Bộ phận QLT 07 ngày làm việc (4 ngày xử lý, 3 ngày chờ đơn vị nộp tiền).
– Bộ phận Cấp sổ thẻ 02 ngày làm việc.
– Bộ phận TNTKQ 01 ngày làm việc.
1.2. Quy trình chi tiết.
Bước 1: Đơn vị sử dụng lao động phần mềm kê khai BHXH điện tử KBHXH (hoặc phần mềm I-VAN khác) lập hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 101. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ thông tin kê khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN và có trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ, văn bản làm căn cứ kê khai thông tin.
- Xác định số sổ BHXH cho người lao động:
– Người lao động đã có sổ BHXH chỉ cần khai báo số sổ BHXH cho đơn vị, trường hợp người lao động có thay đổi thông tin thì lập biểu TK1-TS (1 bản).
– Người lao động chưa có sổ BHXH thì lập biểu TK1-TS (1 bản). Đơn vị dùng số CMND của NLĐ tra cứu trên phần mềm iBHXH nếu đã có sổ thì ghi nhận số sổ vào biểu D02-TS, nếu chưa có thì để trống trên biểu D02-TS, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH cho NLĐ.
- Lập biểu:
- Mẫu D02-TS:
– Căn cứ tờ khai TK1-TS do người lao động cung cấp và hợp đồng lao động, quyết định tiếp nhận… đơn vị lập biểu D02-TS (lưu trữ HĐLĐ, quyết định để cung cấp cho các cơ quan chức năng khi cần kiểm tra, đối chiếu).
– Số sổ BHXH sẽ được sắp xếp theo thứ tự số cấp trước bên trên đến số cấp sau bên dưới rồi đến NLĐ chưa có sổ.
– Đơn vị thực hiện thang bảng lương nhà nước thì ghi hệ số tiền lương, hệ số phụ cấp chức vụ, tỷ lệ % phụ cấp thâm niên vượt khung, tỷ lệ % phụ cấp thâm niên nghề (nếu có) từ cột 2 đến cột 5. Tiền lương này được tính trên mức tiền lương cơ sở tại thời điểm đóng.
– Đơn vị thực hiện thang bảng lương tự xây dựng thì ghi mức tiền lương trên hợp đồng lao động vào cột 2, ghi phụ cấp lương ghi trên hợp đồng lao động vào cột 6, ghi các khoản bổ sung khác vào cột 7 (khoản này thực hiện từ 01/01/2018).
+ Mức tiền lương của người lao động đã qua học nghề đào tạo (kể cả doanh nghiệp tự đào tạo) thì tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN phải cao hơn ít nhất 7% lương tối thiểu vùng, nếu làm công việc nặng nhọc, độc hại thì cộng thêm 5% nữa.
+ Trường hợp mức tiền lương và phụ cấp cao hơn 20 lần lương cơ sở cơ quan BHXH sẽ thu BHXH, BHYT bằng 20 lần lương cơ sở, trường hợp mức tiền lương và phụ cấp cao hơn 20 lần lương tối thiểu vùng cơ quan BHXH sẽ thu BHTN bằng 20 lần lương tối thiểu vùng.
+ Khi có thay đổi về mức tiền lương cơ sở hoặc tiền lương tối thiểu vùng cơ quan BHXH sẽ tự động điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT và BHTN theo mức tiền lương cao nhất.
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS);
- Trường hợp có nhiều người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Căn cứ Giấy tờ chứng minh của người lao động cung cấp đơn vị lập Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03).
- File hình ảnh kèm theo:
– Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công …): thêm bản sao giấy tờ có liên quan bằng file hình ảnh kèm theo.
– Giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập bằng file hình ảnh.
– Đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật file hình ảnh kèm theo là đúng với bản chính.
- Phương thức đóng:
Trong vòng 4 ngày kể từ ngày nhận có thông báo chấp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH đơn vị đơn vị chuyển nộp ngay số tiền tham gia BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu để cơ quan BHXH làm căn cứ cấp thẻ BHYT kịp thời cho người lao động.
- Hồ sơ gửi và nhận qua bưu điện:
– Đơn vị: gửi Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK1-TS) đã ghi số sổ BHXH được cho cơ quan BHXH cấp, Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS), Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03) ngay sau khi giao dịch điện tử thành công (thời hạn 4 ngày làm việc). Ghi rõ mã số hồ sơ điện tử giao dịch thành công trên bìa thư để cơ quan BHXH làm căn cứ ngày tiếp nhận.
– Cơ quan BHXH: trả lại cho tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT tăng mới hoặc gia hạn, các hồ sơ liên quan khác.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) QLT tiếp nhận hồ sơ điện tử
- Cấp mã số quản lý BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc:
Vào phần mềm tiếp nhận hồ sơ điện tử hằng ngày.
+ Kiểm tra các loại hồ sơ, căn cứ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS), Quyết định thành lập hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh… nhập thông tin đơn vị vào phần mềm VNPT BHXH và cấp mã số quản lý BHXH theo quy định.
+ Vào phần mềm tiếp nhận hồ sơ xử lý: nhập mã đơn vị đã được cấp từ phần mềm VNPT >> Ghi nhận (trình ký và gửi Email thông báo mã số quản lý Bảo hiểm Xã hội, số tài khoản thu Bảo hiểm xã hội) và yêu cầu đơn vị nộp tiền bảo hiểm theo quy định.
Bước 2a:
– Kết xuất các tờ khai của người lao động, tờ khai của đơn vị, danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS) và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi file kèm theo trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ:
+ Dùng số CMND kiểm tra trên phần mềm VNPT để xác định số sổ Bảo hiểm XH do người lao động cung cấp, nếu chưa có sổ thì tiến hành cấp số sổ BHXH, nếu có thì sử dụng số sổ đã có.
+ Chuyển dữ liệu vào phần mềm kê khai Bảo hiểm VNPT kiểm tra
Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng, không sai mức lương… thì thực hiện như sau:
+ Import số liệu vào phần mềm VNPT BHXH. (tự động cập nhật nếu đã có dữ liệu trên Bảo hiểm xã hội VN hoặc tải file mẫu trên phần mềm về và nhập và import số liệu lên)
+ Chuyển lãnh đạo xét duyệt, nếu hợp lệ thì ký xác nhận trên hồ sơ điện tử.
+ Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả đến tài khoản giao dịch của đơn vị.
+ Đối với người lao động đã hưởng trợ cấp Bảo hiểm XH 01 lần nhưng chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp có giấy xác nhận (mẫu C15-TS, mẫu 01-XN/THS) thì cán bộ thu cập nhật quá trình đóng BHTN chưa hưởng vào phần mềm SMS (theo mã CQxxxx nếu ở nơi khác chuyển đến)
Nếu hồ sơ sai thời gian, mức lương…, hoặc các đơn vị chưa nộp tiền cho cơ quan BHXH theo quy định thì thực hiện như sau:
+ Vào phần mềm tiếp nhận hồ sơ >> Xử lý >> Hồ sơ không hợp lệ >> ghi nội dung đề nghị bổ sung hồ sơ >> Ghi nhận..
+ Chuyển lãnh đạo phê duyệt hồ sơ trả lại cho đơn vị.
Bước 2b:
Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì lập “Giấy đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT” trên phần mềm trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ, ghi số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT và giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp để chuyển cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ làm căn cứ để in sổ BHXH, thẻ BHYT.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ: Thời hạn 02 ngày.
– Tiếp nhận Phiếu đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT và hồ sơ điện tử trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS.
– Kiểm tra số lượng sổ Bảo hiểm XH, thẻ BHYT trên “Giấy đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT” và dữ liệu trên phần mềm
+ Nếu khớp đúng, cán bộ Cấp sổ thẻ thực hiện xác nhận giá trị để in sổ Bảo hiểm XH, thẻ BHYT.
+ Nếu không trùng khớp, cán bộ Cấp sổ thẻ lập phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Trong thời hạn ½ ngày kể từ thời điểm nhận phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ thẻ cập nhật dữ liệu cấp sổ và cấp thẻ BHYT.
– Trường hợp gia hạn thẻ BHYT, căn cứ Danh sách thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ điều chỉnh nơi đăng ký KCB ban đầu (nếu có).
– Xử lý in sổ BHXH, thẻ BHYT:
+ Cắt quá trình đã hưởng Bảo hiểm XH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
+ In cấp lại tờ bìa, tờ rời có quá trình đóng BHTN chưa hưởng (mẫu C15-TS, mẫu 01-XN/THS) – nếu có.
+ In tờ bìa sổ BHXH và 02 biên bản giao nhận sổ BHXH.
+ Trình ký, đóng dấu tờ bìa sổ BHXH.
+ In thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In, ký điện tử trên 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ Bảo hiểm XH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ thẻ Bảo hiểm xã hội Thành phố.
+ Xuất file “Danh sách cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT” trình lãnh đạo xét duyệt, nếu hợp lệ thì ký bằng chữ ký số trên hồ sơ điện tử.
– Chuyển sổ Bảo hiểm XH, thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận sổ Bảo hiểm XH, thẻ BHYT cho Phòng (Bộ phận) TNTKQ để trả sổ Bảo hiểm XH, thẻ BHYT cho đơn vị.
Lưu ý: Trường hợp gia hạn thẻ BHYT, nếu NLĐ không đủ điều kiện đăng ký nơi KCB ban đầu ở Bệnh viện tuyến tỉnh, thành phố hoặc Bệnh viện bị khóa (nếu có thông báo), cán bộ Cấp sổ thẻ xuất file Danh sách lao động không đủ thông tin cấp thẻ (mẫu D09b-TS) gửi cho đơn vị qua địa chỉ Email, đồng thời in danh sách trình lãnh đạo ký duyệt trả cùng với thẻ BHYT cho đơn vị để cấp bổ sung theo Phiếu giao nhận 403.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNTKQ. Thời hạn giải quyết 01 ngày.
– Tiếp nhận bìa sổ, thẻ BHYT từ phòng (bộ phận) cấp sổ, thẻ bỏ bì thư chuyển trả đơn vị qua bưu điện. Ghi nhận trả kết quả trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ.
– Tiếp nhận thẻ BHYT trả lại, TK1-TS và hồ sơ có liên quan do đơn vị chuyển đến qua đương bưu điện để chuyển cho các phòng.
Lưu ý: Trường hợp vì lý do khách quan chưa nộp được hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 101 thì có thể in toàn bộ hồ sơ ra giấy nộp qua Bưu điện, kết quả xử lý sẽ được trả qua Bưu điện.
1.3. Quản lý Đơn vị đăng ký tham gia Bảo hiểm XH.
Đối với các đơn vị đã được cấp mã số quản lý Bảo hiểm xã hội, nhưng sau 30 ngày kể từ ngày được cấp mã số mà đơn vị chưa nộp tiền Bảo hiểm XH, BHYT, BHTN thì:
– Phòng (Bộ phận) QLT lập danh sách và in các biểu mẫu từ phần mềm tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra tại đơn vị; yêu cầu đơn vị ký vào các hồ sơ đã gửi cùng với biên bản làm việc để làm cơ sở cho việc thanh, kiểm tra và xử lý vi phạm.
– Nếu sau 30 ngày kể từ ngày kiểm tra, đơn vị vẫn không nộp tiền bảo hiểm, Phòng (Bộ phận) QLT lập danh sách chuyển cho cơ quan LĐTB&XH để thanh, kiểm tra theo quy định.
